 Identificazione e gestione della Normativa Applicabile - Documentazione del Sistema di gestioneIdentificazione e gestione della Normativa Applicabile Lo scopo è il continuo adeguamento alle prescrizioni di legislazione e alle normative applicabili alle attività dell’azienda e la gestione dei relativi adempimenti e delle scadenze, al fine di assicurarne il pieno rispetto. A tal fine devono essere predisposte modalità che garantiscano l’aggiornamento (identificazione, valutazione di applicabilità e trasferimento dei requisiti all’interno della operatività aziendale) delle prescrizioni legislative e normative applicabili. Le prescrizioni di legislazione da considerare sono quelle del quadro legislativo europeo,nazionale e locale. Lo strumento scelto può prevedere l’utilizzo di risorse interne per la consultazione delle fonti di aggiornamento selezionate, oppure può prevedere di avvalersi di un servizio esterno. Gli elementi di base del sistema consistono in: •consultazione periodica delle fonti legislative e di norme tecniche attraverso: •utilizzo di banche dati on line •consultazione associazioni di categoria e sindacali •abbonamenti a riviste specializzate •aggiornamento dell’elenco della normativa applicabile (redatto in fase di analisi iniziale) Sorveglianza e misurazioni/Audit Interni. Il numero delle non conformità rilevate nelle attività di monitoraggio e/o di audit interno, insieme alle eventuali prescrizioni e disposizioni impartite da parte degli enti competenti, costituiscono specifiche indicazioni della capacità di adeguamento dell’azienda, attraverso il suo SGSL, alla normativa. Documentazione del Sistema di Gestione Lo scopo perseguito è quello di identificare e gestire la documentazione del Sistema descrivendo le attività, i flussi, i procedimenti e le responsabilità che l’organizzazione ha stabilito al fine di implementare un Sistema di Gestione, seguendo i principi esposti nella Politica. Gli obiettivi da conseguire a tal fine consistono nel disporre di documenti comprensibili, corretti, aggiornati e disponibili nel formato più idoneo per le persone interessate. I documenti di Sistema comprendono il Manuale del Sistema (se realizzato), istruzioni,modulistica, documentazione richiesta dalla legislazione (ad es. VdR, DUVRI, CPI, schede di sicurezza, ecc.) ed eventuali procedure o altra documentazione stabilita sulla base delle necessità e complessità aziendali, La definizione delle modalità di gestione della documentazione e delle registrazioni del Sistema è effettuata stabilendo almeno: •le modalità di comunicazione e rintracciabilità •il sistema di conservazione e controllo •le modalità di revisione, necessarie specialmente in caso di cambiamenti organizzativi,tecnici, strutturali, dei processi, ecc. •la data di emissione Le registrazioni di Sistema devono essere predisposte e conservate per fornire l’evidenza del funzionamento del Sistema di Gestione. L’azienda deve tenere un elenco aggiornato dei documenti emessi, in particolare l’Elenco della Documentazione Obbligatoria (già redatto in fase di esame iniziale). La Valutazione dei Rischi (VdR) è un processo di valutazione documentata di tutti i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori presenti nell’ambito dell’organizzazione in cui essi prestano la propria attività, finalizzata ad individuare le adeguate misure di prevenzione e protezione ed a elaborare il programma delle misure atte a garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di salute e sicurezza (art. 2, c. 1, lett. q, D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.). In tal senso la VdR si configura come un processo continuo di indagine, analisi e decisione che l’azienda persegue per il miglioramento delle condizioni di lavoro. Questo processo è condotto dal Datore di Lavoro coinvolgendo tutti i soggetti aziendali (i preposti, ove presenti, i lavoratori, anche attraverso RLS/RLST, il medico competente, ove presente, i componenti del SPP). A conclusione del processo, il Datore di Lavoro determina e fa applicare a tutti le misure di prevenzione e protezione necessarie. Scopo e obiettivi della VdR Lo scopo della Valutazione dei Rischi è identificare i pericoli presenti in azienda, valutarne tutti i rischi e individuare le adeguate misure di prevenzione e protezione, al fine di assicurare il migliore livello possibile di salute e sicurezza dei dipendenti, degli appaltatori, di tutte le persone che accedono alle aree sotto il controllo diretto dell’azienda, inclusi i visitatori,nonché proteggere l’integrità delle proprietà e l’immagine dell’azienda. L’obiettivo cui deve sempre tendere l’azienda attraverso il processo di Valutazione dei Rischi è l’eliminazione/riduzione del numero, della frequenza e della gravità degli eventi incidentali (incidenti, infortuni, malattie professionali). Fasi del Processo di Valutazione dei Rischi Il Datore di Lavoro, con il coinvolgimento di tutti i soggetti interessati, procede alla Valutazione attraverso le seguenti fasi: 1.identificazione dei pericoli 2.valutazione di tutti i rischi connessi con gli aspetti di salute e sicurezza identificati 3.identificazione di misure idonee per prevenire, ove possibile eliminare, o comunque ridurre al minimo i rischi valutati 4.definizione delle priorità e pianificazione degli interventi 5.valutazione e monitoraggio sull’applicazione delle misure adottate e valutazione della loro efficacia Nell’elenco che segue sono riportati i fattori da non trascurare perché il processo di VdR consegua con successo gli obiettivi fissati: a.L’identificazione dei pericoli e la valutazione dei rischi devono prendere in considerazione le attività ordinarie e non; tutte le persone eventualmente coinvolte, direttamente e indirettamente, compresi gli appaltatori ed i visitatori; i pericoli derivanti da interferenze con altre attività che si svolgono nel medesimo luogo di lavoro; le segnalazioni ricevute dai lavoratori e da eventuali preposti. Il Datore di Lavoro deve riservare particolare attenzione a fattori soggettivi quali i comportamenti, le caratteristiche dei lavoratori quali l’età, il genere, le tipologie contrattuali,la provenienza da altri paesi, le capacità professionali e le attitudini dei suoi collaboratori ed altri fattori umani emergenti soprattutto in condizioni disagiate o critiche (es. lavoro notturno, lavoro in locali confinati, lavoro in quota ecc.). b.L’analisi e la valutazione del rischio possono essere condotte con metodologie standardizzate e definite a priori sia per la modalità applicativa che per il metodo di valutazione,purché adattate alle specifiche realtà aziendali. L’analisi e la relativa valutazione sono aggiornate in maniera continua utilizzando le informazioni ottenute dal monitoraggio e riesame e, comunque, ogni volta che intervengono cambiamenti significativi di processo/prodotti/organizzazione. L’analisi dei rischi deve essere effettuata considerando: •tutti i possibili rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori •l’organizzazione del lavoro, le caratteristiche dei lavoratori, le procedure e le prassi di lavoro •gli interventi manutentivi •le infrastrutture, apparecchiature e materiali (fornite sia dall’organizzazione che da terzi) •le modifiche, includendo i cambiamenti temporanei e i loro impatti sulle operazioni,processi e attività •tipologia, caratteristiche e disposizione delle aree di lavoro, dei processi, delle installazioni, delle macchine/attrezzature/sostanze •le interazioni tra le attività aziendali, gli appaltatori/committenti e i terzi. c.Le misure per prevenire o ridurre i rischi vanno identificate secondo le seguenti priorità: •eliminazione del rischio, ove possibile •riduzione al minimo del rischio in relazione a quanto fissato dalla legislazione, Contratti Collettivi di Lavoro, dalle Norme Tecniche e sulla base dei criteri migliorativi stabiliti dalla stessa azienda. •gestione del rischio residuo tramite misure di prevenzione di protezione e monitoraggio costante sull’applicazione delle misure adottate. d. Le priorità degli interventi sono stabilite sulla base della rilevanza del rischio tenendo conto del progresso tecnologico e dell’efficacia attesa. La valutazione dei rischi connessi con situazioni di emergenza deve essere tenuta in considerazione. e.Uso di indicatori di prestazione efficaci, quali, ad esempio: •tempo intercorso tra cambiamenti (strutturali/organizzativi/procedurali /legislativi) e revisione della VdR •numero eventi negativi per rischi non valutati adeguatamente nella VdR •numero dei quasi incidenti rilevati o malfunzionamenti che possono avere impatto diretto sulla sicurezza delle persone) La Valutazione dei rischi è documentata in conformità a quanto previsto dalla legislazione vigente. Le misure di prevenzione sono indicate nel Piano di miglioramento. La Valutazione dei Rischi determina inoltre il programma di sorveglianza sanitaria. Per la definizione di ruoli e responsabilità per il processo di Valutazione dei Rischi vedere Gestione dei cambiamenti I cambiamenti che intervengono nei diversi aspetti delle attività dell’azienda richiedono una attenta considerazione del loro impatto sulle condizioni di salute e sicurezza dei lavoratori. Tali cambiamenti possono riguardare sia le modalità operative e/o organizzative, ad esempio quando siano adottati nuovi processi, macchinari, materiali, sia i luoghi in cui siano effettuate le attività lavorative, compreso il caso in cui il lavoro venga iniziato in azienda e prosegua presso terzi, sia a causa di modifiche nella normativa. È necessario aggiornare la valutazione dei rischi, adottare i necessari interventi per assicurare la Sicurezza e la Salute dei Lavoratori e, quindi, informare, formare ed addestrare il personale coinvolto. Il Datore di Lavoro deve definire i ruoli e le responsabilità di ciascuno, insieme alle azioni che egli stesso deve mettere in atto per gestire il processo di cambiamento. Il Datore di Lavoro è il responsabile del processo di cambiamento e, in collaborazione con il RSPP, se designato, con il medico competente e consultato il RLS/RLST, nel caso in cui intervengano modifiche che hanno impatto sulla sicurezza e salute: •informa del cambiamento realizzato o programmato i lavoratori coinvolti •revisiona la Valutazione del Rischio e le misure di prevenzione/protezione •aggiorna le procedure operative •provvede alla informazione/formazione/addestramento del personale coinvolto dal cambiamento •verifica della conformità legislativa e alle norme di buona tecnica delle modifiche Il Datore di Lavoro, a completamento degli interventi, avvia il processo di monitoraggio sull’attuazione delle misure di prevenzione e protezione adottate e per la verifica della loro efficacia. È utile che il Datore di Lavoro documenti i cambiamenti, le azioni adottate, i risultati delle verifiche, al fine di garantire la rintracciabilità delle informazioni. Infatti, se saranno conservate in maniera facilmente rintracciabile le informazioni sui cambiamenti intervenuti e sulle misure adottate con efficacia, potranno essere aggiornate e utilizzate come riferimento per azioni future. I lavoratori applicano quanto indicato dal Datore di Lavoro. Pianificazione e programmazione Con la programmazione il Datore di Lavoro stabilisce i tempi con i quali l’azienda realizza i propri obiettivi di miglioramento ed elabora il Piano di Miglioramento. Gli obiettivi ed i programmi in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro sono definiti considerando: •l’evoluzione della legislazione •l’evoluzione della Contrattazione Collettiva •la valutazione dei rischi connessi alle attività svolte/cambiamenti intervenuti •la Politica SSL e i risultati conseguiti •la consultazione ed il coinvolgimento dei lavoratori, anche per il tramite degli RLS/RLST •esisti della sorveglianza e delle misurazioni e degli audit interni •non conformità, incidenti, situazioni pericolose, infortuni, malattie professionali •esiti del riesame della direzione. Nel Piano di Miglioramento sono individuate le priorità degli interventi da realizzare. Per alcuni si dovrà agire immediatamente (ad esempio, per adempiere alle prescrizioni della legislazione o gestire i rischi più gravi), o in tempi relativamente ristretti (ad esempio quando non siano scaduti i tempi per adeguamenti richiesti da nuove normative). Negli altri casi il Datore di Lavoro potrà stabilire i tempi di realizzazione. Tali casi comprendono: •misure relative a rischi di ridotta entità, per i quali non sussista particolare urgenza o esistano già misure di protezione; •azioni di miglioramento rispetto a misure già intraprese in via prioritaria.
L’azienda, stabilite le priorità degli interventi, dispone le risorse umane, strumentali e finanziarie necessari alla loro realizzazione.
L’azienda controlla l’andamento dei processi e delle attività del SGSL, al fine di verificarne l’efficienza e l’efficacia e il miglioramento nel tempo. Il Datore di Lavoro deve pertanto definire le modalità con le quali controllare funzionalità,efficacia e puntualità di realizzazione, anche attraverso opportuni indicatori di sistema. La verifica complessiva dello stato di attuazione degli obiettivi definiti, nonché l’emanazione di nuovi obiettivi, si effettua in occasione del Riesame del SGSL. A tal fine, il Datore di Lavoro elabora i dati sugli indicatori di sistema e li utilizza per il Riesame del SGSL, evidenziando, ove opportuno, anche eventuali previsioni o tendenze di sviluppo dei parametri negli anni. |
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