VERIFICA

Il SGSL deve prevedere la verifica del raggiungimento degli obiettivi prefissati e della funzionalità del SGSL stesso, utile a valutare l’effettiva attuazione del sistema e la sua efficacia.
Il processo di verifica è quindi essenziale per valutare le prestazioni del sistema e per fornire le indicazioni necessarie per conseguire il miglioramento continuo in termini di SSL dell’azienda.
Il processo si realizza in diverse fasi riconducibili sostanzialmente a:

•attività di sorveglianza e misurazioni da intendersi come un monitoraggio continuo, in cui vengono monitorate/sorvegliate e misurate le principali attività messe in atto dall’impresa che hanno ricadute sulla SSL

•attività di Audit interno che consente di stabilire se il sistema è conforme a quanto pianificato, correttamente applicato, mantenuto attivo ed in grado di raggiungere gli obiettivi.

Sorveglianza/monitoraggio e misurazioni
Il processo di sorveglianza e misurazioni prevede che l’azienda attivi delle verifiche sugli elementi e sulle attività che possano comportare pericoli e rischi per la SSL, con modalità e frequenze predefinite. Si vuole in questo modo verificare soprattutto che quanto attuato sia in linea con gli obiettivi prefissati;
le attività di tale processo dovrebbero per quanto possibile essere basate su elementi numerici, oggettivi e confrontabili nel tempo (vedere paragrafo 3).
Le necessità di sorveglianza e misurazioni sono identificate a seguito della VdR e, in generale del processo di pianificazione, (par. 3) e definite dal DL/RSPP nelle caratteristiche, frequenze e responsabilità di attuazione durante la pianificazione delle procedure di lavoro.
Tali attività sono svolte generalmente dalle risorse interne dell’azienda, sia in autocontrollo da parte dell’operatore addetto o dal preposto, sia da parte del DL/RSPP, ma può comportare, per aspetti specialistici, il ricorso a risorse esterne all’impresa.
Il DL/RSPP deve:

•pianificare la sorveglianza e le misurazioni definendone i tempi, i compiti e le responsabilità

•identificare il personale incaricato di effettuare attività di sorveglianza e misurazioni e,ove necessario, formarlo ed addestrarlo allo svolgimento di tali attività;

•definire le modalità con cui sono gestiti gli eventuali strumenti di misura utilizzati;

•definire, nel caso si affidino attività di sorveglianza e misurazioni a terzi, le caratteristiche professionali degli affidatari e le specifiche tecniche con cui tali attività devono essere espletate;

•definire le modalità di comunicazione dei risultati.

La sorveglianza e le misurazioni riguardano almeno:

•l’attuazione delle misure di prevenzione e protezione specifiche per la tutela della SSL nelle diverse attività/processi lavorativi, individuati e definiti a seguito dei risultati della VdR

•l’aggiornamento delle normative applicabili e il rispetto degli obblighi che ne derivano.

•l’effettuazione delle operazioni che hanno impatto sulla SSL e oggetto di procedure di lavoro e istruzioni operative ed includono ad es. i processi/attività produttive, le manutenzioni, le verifiche periodiche degli impianti e delle macchine, la gestione degli agenti chimici, cancerogeni, mutageni, biologici, la gestione dei materiali radioattivi, la gestione delle dotazioni e dei presidi di sicurezza;

•gli indicatori di prestazioni degli obiettivi individuati in sede di pianificazione.
Il personale che attua le attività di sorveglianza, monitoraggio e di misurazione deve riportare i relativi risultati al DL/RSPP che, in caso di non conformità, deve attivare il processo di gestione delle non conformità e di pianificazione/attuazione delle azioni correttive.
Gli esiti del monitoraggio sono oggetto del riesame del Sistema.
I risultati del processo di sorveglianza e misurazioni devono essere comunicati all’eventuale Organismo di Vigilanza, se presente, perché possa utilizzarli per le azioni di controllo di competenza.
Audit Interni
Obiettivo dell’Audit è quello di verificare:

•se quanto attuato è conforme a quanto pianificato per la gestione della SSL;

•la conformità del SGSL ai requisiti previsti dalle presenti linee di indirizzo, agli standard gestionali di riferimento (Linee Guida SGSL - UNI 2001, BS OHSAS 18001:2007) e alla legislazione applicabile;

•l’attuazione delle azioni correttive/preventive intraprese;

•se il SGSL sia stato correttamente attuato e mantenuto attivo.

Programmazione e pianificazione dell’audit
Il DL/RSPP, almeno una volta l’anno, programma un audit interno per valutare se il sistema è conforme a quanto pianificato, correttamente attuato ed efficace a raggiungere gli obiettivi prefissati.
L’audit deve interessare tutti gli ambiti del SGSL aziendale e deve essere svolto secondo tempistiche utili a che i risultati possano essere valutati in fase di riesame.
Il DL/RSPP nel programmare l’audit interno tiene conto dei seguenti aspetti:

•modifiche significative nella struttura organizzativa o nelle politiche aziendali

•variazioni in materia di SSL

•risultati di precedenti audit

•segnalazione dalle parti interessate, in particolare i lavoratori e il RLS/RLST

•rapporti di non conformità

In relazione allo stato e alla complessità di processi/funzioni oggetto di valutazione, il DL deve programmare ulteriori verifiche qualora l’azienda abbia attivi processi lavorativi di particolare complessità e/o rischiosità, abbia diverse unità produttive dislocate sul territorio,operi in contesti produttivi molto differenziati (cantieri di tipologie differenti:
ristrutturazioni immobiliari, strade, gallerie, ponti, ecc.).
Oltre a quelli programmati il DL può disporre l’esecuzione di audit straordinari in particolar modo qualora si manifestino le seguenti condizioni:

•infortuni, incidenti o mancati incidenti;

•situazioni tali da compromettere o comunque ridurre l’efficacia del Sistema di Gestione;

•necessità di verifica dell’attuazione ed efficacia di azioni correttive e preventive.
Per ogni audit programmato il RA, in accordo con il DL, fissa la data di audit e, analizzata la documentazione di riferimento (documenti del SGSL) e le caratteristiche organizzative,produttive, dimensionali e di articolazione aziendale, nonché i risultati di precedenti audit,predispone il piano dell’audit e lo comunica al DL.
Il piano dell’audit riporta:

•i dati identificativi dell’audit (es.: unità produttiva, anno, n° progressivo, ecc.) e la sede/il luogo e la data di effettuazione;

•se si tratta di un audit in programma o straordinario;

•l’obiettivo dell’audit (es: verifica conformità normativa, verifica di conformità alle Linee di Indirizzo SGSL - MPI, verifica azioni correttive, ecc.);

•se l’audit riguarda tutta la azienda o parte di essa (es.: una unità produttiva, un cantiere, ecc.);

•le funzioni aziendali coinvolte (DL, RSPP, RLS/RLST, MC, Preposti, ecc.);

•le norme/leggi e i documenti di riferimento a fronte dei quali effettuare l’audit;

•il nome del RA e degli eventuali altri auditor;

•la pianificazione della verifica (luoghi dell’azienda da visitare, funzioni da incontrare e tempi di svolgimento di tali attività).
Il DL è il destinatario dei risultati dell’audit e deve assicurare che le funzioni aziendali ed i lavoratori operanti nelle aree aziendali sottoposte a verifica siano informate del suo svolgimento, ad esempio attraverso la consegna di copia del piano di audit, e siano disponibili e presenti durante l’attività di audit.
Identificazione degli auditor interni
Il DL deve identificare gli auditor interni.
Normalmente nelle micro e piccole imprese le caratteristiche dimensionali e di semplicità organizzativa rendono sufficiente un solo auditor interno. Vi possono essere casi particolari di micro e piccole imprese di maggiore complessità, articolate geograficamente, operanti in una pluralità di siti (cantieri, ecc.) tali da rendere necessario il ricorso ad un gruppo di due o più auditor interni.
In questo caso uno degli auditor deve essere indicato come Responsabile del gruppo di audit - RA. Gli auditor, compreso il RA, devono essere selezionati dal DL con riferimento alla competenza professionale posseduta in materia di:

•modalità di svolgimento delle attività di audit interno SGSL e standard gestionali applicabili (Linee di indirizzo SGSL - MPI, Linee Guida SGSL - UNI 2001/BS OHSAS 18001:2007);

•SSL, in particolare sulla legislazione applicabile all’azienda e sulle modalità tecniche inerenti l’ambito e l’oggetto dell’audit;

•processi produttivi ed organizzazione dell’azienda.

Qualora RA o gli eventuali altri auditor non fossero qualificati rispetto a attività specialistiche di un settore oggetto di audit, questi dovranno essere affiancati da un esperto nell’attività da verificare.

Gli elementi per valutare la competenza del RA e di eventuali altri auditor sono:

•capacità di stilare rapporti scritti, redigere check list, intervistare il personale;

•esperienza di lavoro nel settore produttivo dell’impresa da sottoporre ad audit;

•esperienza di lavoro nel campo della SSL o formazione sufficiente a conoscere la legislazione applicabili, i rischi presenti, le tecniche di prevenzione utilizzabili per fronteggiarle;

•formazione in materia di audit interno (la UNI EN ISO 19011 fornisce indicazioni sulle caratteristiche dei corsi per auditor interno).
Tali requisiti sono rilevabili dal curriculum professionale di RA/auditor e da attestati di partecipazione a corsi di formazione sulle materie indicate.
In generale le figure che effettuano l’audit dovrebbero essere interne all’impresa, formate allo scopo, disporre di tempo, avere autorità, essere responsabilizzate e godere di indipendenza nel compito specifico (pertanto il DL e/o il RSPP, se designato, non possono svolgere attività di audit interno).
Qualora l’impresa non sia in grado di individuare al suo interno delle figure con le predette caratteristiche deve avvalersi di auditor esterni; in questo caso il DL deve accertarsi e pretendere che detti soggetti esterni posseggano i necessari requisiti e svolgano le verifiche secondo quanto indicato nel Programma degli Audit appositamente stilato e nei tempi previsti.
Nel gruppo di audit possono essere inseriti degli osservatori con lo scopo di addestrare nuovi valutatori.

Conduzione dell’audit
L’audit inizia con una riunione di apertura tra il RA/auditor il DL e le funzioni coinvolte in cui si confermano gli elementi operativi contenuti nel piano di audit e i dettagli attuativi di svolgimento.
Tale riunione può svolgersi in modo informale.
RA/auditor procede quindi all’esecuzione dell’audit sulla base del piano concordato, dei documenti relativi alle attività da verificare e delle eventuali check list elaborate;
rileva,attraverso evidenze oggettive, la conformità o la non conformità delle attività valutate rispetto ai requisiti fissati, documentandone i riscontri.
L’audit termina con una riunione finale di chiusura nella quale il RA, dopo essersi confrontato con eventuali altri auditor, presenta al DL le eventuali non conformità,i rilievi o le osservazioni registrati e gli aspetti positivi emersi.
Al termine dell’audit il RA redige un Rapporto di audit per documentare quanto emerso nel corso dell’audit stesso; il Rapporto viene trasmesso al DL entro una settimana dalla sua effettuazione.
In tale rapporto vengono registrati:

•i dati identificativi dell’audit (es.: unità produttiva, anno, n° progressivo, ecc.) e la sede/il luogo e la data di effettuazione;

•se si tratta di un audit in programma o straordinario);

•l’obiettivo dell’audit (es: verifica conformità normativa, verifica di conformità alle Linee di Indirizzo SGSL - MPI, verifica azioni correttive, ecc.);

•se l’audit riguarda tutta la azienda o parte di essa (es.: una unità produttiva, un cantiere,ecc.)

•le funzioni aziendali coinvolte (DL, RSPP, MC, Preposti, ecc.);

•le norme/leggi e i documenti di riferimento a fronte dei quali effettuare l’audit;

•il nome del RA e degli eventuali altri auditor;

•giudizio di sintesi con osservazioni e rilievi positivi e negativi;

•indicazione del numero di NC riscontrate con rinvio ai relativi rapporti che devono essere allegati al rapporto stesso.

Per ogni non conformità rilevata il DL, dopo aver firmato il relativo rapporto, dispone l’opportuno ed adeguato trattamento e/o azione correttiva.
La documentazione prodotta durante ed a seguito dell’audit interno deve essere archiviata a cura del DL/RSPP.
I risultati dell’Audit saranno oggetto del riesame per il miglioramento del sistema.
Infortuni, incidenti, situazioni pericolose, non conformità, azioni correttive ed azioni preventive
L’osservazione e l’analisi degli incidenti, degli infortuni e delle situazioni pericolose è un elemento da cui non si può prescindere per il funzionamento corretto e soddisfacente di un SGSL.
In generale, la gestione delle non conformità, di cui gli incidenti/infortuni/situazioni pericolose possono rappresentare quelle più rilevanti, insieme alla definizione delle conseguenti azioni correttive e/o preventive, costituiscono elementi operativi fondamentali ed indispensabili.
In questo modo l’impresa ha gli strumenti che le permettono di lavorare in condizioni controllate e nello stesso tempo mantiene ed aumenta la capacità del proprio sistema di gestione di migliorare i livelli di salute e sicurezza dell’intera organizzazione.
Indagine su incidenti, infortuni, malattie professionali, situazioni pericolose
Il DL/RSPP deve stabilire, implementare e mantenere attive “modalità operative” che le consentano di registrare, indagare ed analizzare gli incidenti, gli infortuni e possibilmente le situazioni pericolose esistenti, quelle cioè che possono esporre i lavoratori e chi, più in generale,si trova all’interno dell’impresa, ad un rischio di infortunio od a un pericolo di incidente.
È importante quindi

1.registrare prontamente gli eventi sopra definiti;
2.determinare i fattori che possano aver causato o contribuito a causare il loro verificarsi;
3.ricercare ed individuare le azioni correttive, volte ad eliminare le cause esistenti che hanno determinato l’evento;
4.ricercare le opportunità di miglioramento continuo.
Le modalità di trattamento di questi eventi e di comunicazione dei risultati delle indagini,devono essere definite dal DL in modo che le persone incaricate a ricercare l’origine e le cause di incidenti/infortuni e situazioni pericolose, lo facciano nel modo più adeguato possibile.
Nel caso il Medico Competente riscontri alterazioni nello stato di salute dei lavoratori connessi con l’attività lavorativa, incluso il manifestarsi di malattie professionali.
Non conformità, azioni correttive ed azioni preventive
In generale, ed in riferimento a quanto già indicato nel paragrafo precedente, il DL/RSPP deve stabilire, implementare e mantenere attive modalità connesse alla struttura del SGSL,per trattare le non conformità, reali o potenziali; lo scopo è quello di individuare e porre in atto le necessarie azioni correttive/preventive.
Se tali attività non sono svolte direttamente dal DL/RSPP, questi deve individuare, ove possibile all’interno dell’impresa, opportune risorse umane, responsabilizzate e formate, cui attribuire la giusta autorità.
L’azienda deve determinare i fattori che possono aver causato o contribuito a causare le non conformità, al fine di individuare e intraprendere le azioni correttive adatte a prevenire il loro riverificarsi.
Le modalità di trattamento di questi eventi, oltre che quelle relative al modo di comunicare i risultati delle azioni correttive/preventive intraprese, devono essere definite dal DL affinché le persone incaricate a tali scopi eseguano il compito nel modo più adeguato possibile.
L’azienda deve verificare l’efficacia delle azioni intraprese.
È importante, in ogni caso, assicurarsi che le azioni da attuare siano sottoposte al processo di valutazione dei rischi prima della loro effettiva attuazione.

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